Privacybeleid

Het klokkenluiderssysteem van Reich GmbH

1 Inleiding

Met deze informatie over gegevensverwerking willen wij u als "betrokkene" informeren over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en op welke rechten u volgens de gegevensbeschermingswetgeving aanspraak kunt maken. Hiermee voldoen we aan onze informatieverplichtingen volgens art. 12 en art. 13 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna „GDPR" (AVG) genoemd).

2 Verantwoordelijke voor gegevensverwerking

Verantwoordelijk voor de gegevensverwerking is
Reich GmbH
Ahornweg 37
35713 Eschenburg
Telefoon: +49(0)2774-9305-0
Fax: +49(0)2774-9305-90
Vertegenwoordigd door de algemeen directeur: Steffen Bender

Als u vragen hebt over de manier waarop wij met uw persoonlijke gegevens omgaan, kunt u altijd contact met ons opnemen via e-mail op datenschutz@reich-web.com.

3 Functionaris voor gegevensbescherming

U kunt ook contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming als u vragen hebt:
Bechtle GmbH
Walter-Bruch-Straße 8
44263 Dortmund
E-mail: datenschutz@reich-web.com

4 Gegevensverwerking als onderdeel van het klokkenluidersbeschermingssysteem

4.1 Doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens en type en omvang van de gegevensverwerking

In het volgende willen we u informeren over de persoonlijke gegevens die worden verzameld tijdens het gebruik van ons klokkenluidersregeling.
We gebruiken de informatie die u verstrekt in het kader van de klokkenluidersregeling voor doeleinden zoals het beoordelen en documenteren van de meldingen, voor verder onderzoek (inclusief openbaarmaking aan externe advocaten, accountants of andere professionals die gebonden zijn aan het beroepsgeheim, evenals aan betrokken bedrijven van de Groep) en, indien nodig, voor openbaarmaking aan overheidsinstanties (zoals wetshandhavingsinstanties, openbare aanklagers of rechtbanken).

Je hebt de mogelijkheid om je rapport anoniem in te dienen. Dit betekent dat u geen informatie over uw identiteit, zoals uw naam, hoeft vrij te geven bij het indienen van uw melding. Verdere communicatie
Communicatie om het incident op te helderen zal dan ook anoniem plaatsvinden. We verwerken dan alleen de gegevens die je in de melding en in verdere communicatie verstrekt.

De verzamelde gegevens omvatten:

Je naam (als je je identiteit bekendmaakt)
Je contactgegevens (als je die verstrekt)
Het tijdstip van uw melding
Namen of andere persoonlijke gegevens van personen die u in de kennisgeving vermeldt
Andere persoonlijke gegevens die u kunt invoeren in de vrije tekstvelden van het registratieformulier

We garanderen dat alle klokkenluiders vertrouwelijk zullen worden behandeld. Zowel je bezorgdheid als je identiteit, mocht je die bekend hebben gemaakt, zullen door ons vertrouwelijk worden behandeld en we zullen jou als melder beschermen!

De melding die u indient, kan persoonsgegevens van derden bevatten. Betrokkenen krijgen de gelegenheid om te reageren op de melding. Wij zullen de betrokkene vervolgens informeren over deze melding. Uw identiteit blijft beschermd. Voor zover wettelijk mogelijk wordt er geen informatie over uw identiteit verstrekt, zodat uw anonimiteit gewaarborgd blijft.

4.2 Rechtsgrondslag van de verwerking

Reich GmbH is onderworpen aan de wettelijke verplichting om een meldpunt voor klokkenluiders op te zetten en te beheren in overeenstemming met art. 12 van de Duitse klokkenluidersbeschermingswet (HinSchG). De wettelijke basis voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens is de nakoming van wettelijke verplichtingen conform Art. 6 para. 1 lit. c GDPR (AVG) in combinatie met Art. 10 zin 1 HinSchG en Art. 9 para. 2 lit. b GDPR. (AVG) § 10 S. 1 HinSchG en op grond van Art. 9 para. 2 lit. b GDPR (AVG) in combinatie met. § 10 p. 2 HinSchG.

Als het nodig is om informatie met betrekking tot uw identiteit of informatie waaruit conclusies over uw identiteit kunnen worden getrokken openbaar te maken om vervolgmaatregelen te nemen, mag deze informatie alleen worden verstrekt aan bevoegde autoriteiten in overeenstemming met artikel 9 (2) HinSchG, zoals wetshandhavingsinstanties of rechtbanken, of op basis van uw uitdrukkelijke toestemming in overeenstemming met artikel 9 (3) HinSchG. In alle gevallen wordt u vooraf geïnformeerd over de openbaarmaking van uw persoonlijke gegevens.
Als u opzettelijk of door grove nalatigheid onjuiste informatie over strafbare feiten hebt gemeld, wordt uw identiteit niet beschermd in overeenstemming met § 9 (1) HinSchG. Uw persoonlijke gegevens worden dan verwerkt als onderdeel van het rapport op basis van ons legitieme belang in overeenstemming met Art. 6 para. 1 lit. f GDPR (AVG). Ons legitieme belang is in dit geval het verwerken van meldingen die via ons klokkenluidersysteem binnenkomen en de in deze melding genoemde personen in staat te stellen commentaar te leveren op deze valse verklaring en hen te informeren over de gegevensverwerking.

4.3 Ontvangers of categorieën ontvangers van de persoonsgegevens

Uw persoonlijke gegevens worden vertrouwelijk behandeld en mogen alleen worden doorgegeven als dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is. Aangezien uw persoonsgegevens worden verwerkt om de rapporten en interne onderzoeken te beoordelen en te documenteren, geven we uw persoonsgegevens door aan de betrokken personen. Dit kan onder andere inhouden dat we uw persoonsgegevens doorgeven aan externe advocaten, accountants of andere professionals die gebonden zijn aan het beroepsgeheim en aan betrokken bedrijven van de Groep.
Als het daarnaast nodig is om informatie over uw identiteit of informatie waaruit conclusies over uw identiteit kunnen worden getrokken bekend te maken om vervolgmaatregelen te nemen, dan gebeurt dit alleen in overeenstemming met artikel 9 HinSchG. Dienovereenkomstig is openbaarmaking alleen toegestaan als deze is gericht aan overheidsinstanties, zoals wetshandhavingsinstanties, openbare aanklagers of rechtbanken, of met uw uitdrukkelijke toestemming.

U wordt van tevoren op de hoogte gesteld van elke openbaarmaking van uw persoonlijke gegevens, voor zover dit is toegestaan volgens § 9 HinSchG para. 2 en dit onderzoek, enquêtes of juridische procedures niet in gevaar brengt.
Iedereen die toegang krijgt tot de gegevens is verplicht tot geheimhouding.
Als onderdeel van de werking van ons klokkenluidersysteem worden gegevens doorgegeven aan dienstverleners die verplicht zijn om te voldoen aan de geldende gegevensbeschermingsvereisten als onderdeel van de orderverwerking.

4.4 Duur van opslag

Uw persoonlijke gegevens worden door ons alleen verwerkt zolang dat nodig is voor de hierboven genoemde doeleinden. Als de gegevens niet langer nodig zijn, worden ze verwijderd. In overeenstemming met § 11 (5) HinSchG zullen we de documentatie van uw melding niet later dan drie jaar na afronding van de procedure verwijderen, zolang langer bewaren niet nodig is om te voldoen aan vereisten volgens de HinSchG of andere wettelijke bepalingen.

4.5 Gegevensoverdracht naar derde landen of internationale organisaties

Bij het gebruik van ons klokkenluidersysteem worden gegevens over het algemeen niet doorgegeven aan landen buiten de Europese Unie, zogenaamde derde landen. Als een overdracht in individuele gevallen toch noodzakelijk is, vindt deze alleen plaats op basis van een rechtsgrondslag en passende garanties, zoals een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of uw uitdrukkelijke toestemming.

5 Verplichting om gegevens te verstrekken

Er is geen verplichting om gegevens te verstrekken. Het verstrekken van informatie via ons klokkenluidersysteem is vrijwillig. Alle gegevens die u verstrekt via het online meldingsformulier worden verzameld.

6 Geautomatiseerde besluitvorming

Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming krachtens artikel 22 GDPR (AVG) plaats in het kader van het klokkenluidersysteem. Als er in individuele gevallen procedures voor geautomatiseerde besluitvorming worden gebruikt, wordt u hierover apart door ons geïnformeerd als dit wettelijk verplicht is.

7 Rechten van betrokkenen

Je hebt recht op informatie (op grond van Art. 15 GDPR (AVG)) van de verwerkingsverantwoordelijke over de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben, evenals recht op rectificatie (op grond van Art. 16 GDPR (AVG)), verwijdering (op grond van Art. 17 GDPR (AVG)) en beperking van de verwerking (op grond van Art. 18 (1) GDPR (AVG)). Je hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking (conform Art. 21 GDPR (AVG)) en het recht op gegevensoverdraagbaarheid (conform Art. 20 GDPR (AVG)).

Neem hiervoor per e-mail contact op met de bovengenoemde verwerkingsverantwoordelijke of functionaris voor gegevensbescherming via datenschutz@reich-web.com.
In overeenstemming met Art. 77 GDPR (AVG) heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit als u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens niet rechtmatig is.
Bij inbreuken op de wetgeving inzake gegevensbescherming heeft de betrokkene het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.
De bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbeschermingskwesties is bijvoorbeeld

De Hessische commissaris voor gegevensbescherming en vrijheid van informatie
Postbus 3163
65021 Wiesbaden
E-mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
Website: https://www.bfdi.bund.de/DE/Home/home_node.html